Sambang Desa Vol. 2 adalah suatu program yang bertujuan dapat membantu perangkat esa Gading Kulon agar lebih memahami pentingnya mengelola arsip sehingga dapat diimplementasikan dalam mengelola dan penataan dokumen kearsipan masyarakat desa Gading Kulon. Sambang Desa Vol. 2 ini merupakan kegiatan pengabdian Himpunan Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan yang dilakukan selama 3 bulan. Pada sebuah desa pasti akan memiliki dokumen kearsipan. Namun, pada desa Gading Kulon kali ini sumber daya manusia dalam mengelola dokumen kearsipan tersebut belumlah tercukupi, sehingga masih banyak dokumen-dokumen arsip miliki masyarakat yang belum tersusun baik, tetapi untuk perlengkapan dan ketersediaan desa sudah terpenuhi. Bahkan, masih banyak desa yang masih belum melakukan program pengelolaan kearsipan dengan baik dan benar. Oleh sebab itu, dengan diadakannya seminar sambang desa ini diharapkan perangkat desa dapat mempelajari mengenai pengelolaan arsip masyarakat dan dapat melakukan pengelolaan arsip yang sesuai dengan standar keilmuan.
Acara Sambang Desa Vol. 2 yang diselenggarakan pada 20 Mei 2022 pada pukul 13.30-15.15 WIB ini diisi dengan beberapa sesi. Acara dibuka oleh MC dengan membaca doa bersama-sama dan dilanjutkan dengan sambutan-sambutan dari ketua pelaksana pada pukul 14.10 dan ketua himpunan HMPIP FIA UB 2022 pada pukul 14.10. Kemudian, MC melanjutkan dengan menyapa dan memperkenalkan pemateri kepada para peserta. Pada sesi 2 yaitu penyampaian materi oleh kak Adi Surya Pradana S.IP beliau menjelaskan materi mengenai “Mengenal Tata Kelola Kearsipan di Era Digital”. Dimana arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sosial dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh suatu lembaga atau organisasi. Permasalahan yang sering terjadi di dunia arsip ialah sulit temu kembali pengumpulan arsip. Kegiatan pengelolaan arsip dinamis diatur dalam pasal 40 ayat 1-4. Arsip digital telah mengalami perubahan dari bentuk fisik seperti lembaran kertas menjadi data elektronik, ataupun data yang memang dari awalnya terbuat dari data digital dengan metode penyimpanan juga di dalam media digital seperti flasdisk, server cloud dan media digital lainnya. Keunggulan tata kelola kearsipan digital adalah arsip dapat diakses kapan pun dan dimana pun, sistem penyimpanan tidak terpaku pada ruang fisik yang sempit, arsip dapat diakses dengan cepat dan akurat, penghematan SDM dalam pemberian pelayanan, dan memperkecil kemungkinan kehancuran data.
Kemudian pada sesi terakhir ada sesi tanya jawab yang dipandu oleh MC, beberapa peserta antusias untuk mengajukan pertanyaan yang pertama ada dari Bapak Didik dengan pertanyaan “Bagaimana jika kita mendigitalisasikan sebuah sertifikat tetapi 10 atau 20 tahun kedepan hilang?”. Lalu pemateri menjawab “Untuk arsip aktif disimpan selama 2 tahun di ruang kerja bpk/ibu setelah itu 2 tahun kemudian itu adalah arsip inaktif yang artinya bisa disimpan didalam gudang atau tempat kosong baru setelah itu arsip yang tak terpakai dapat dimusnahkan pada tahun ke 5”. Selanjutnya ada pertanyaan dari Bapak Very dengan pertanyaan “Bagaimana cara penyimpanan arsip digital (misalnya undangan dari kecamatan yang dikirim melalui whatsapp, apakah itu harus diprint atau bagaimana)?”. Lalu pemateri menjawab “Undangan yang dikirim melalui whatsapp lebih baik segera diprint dan diletakkan pada arsip aktif”. Dan masih ada beberapa pertanyaan lagi seputar pengelolaan arsip tersebut. Acara ditutup dengan sesi dokumentasi dengan panitia dan dilanjutkan sesi penutupan yaitu berdoa bersama. Semoga program kerja kali ini dapat membantu masyarakat khususnya perangkat desa Gading Kulon terkait tata tertib pengelolaan arsip.