Sambang Desa Vol. 1 adalah suatu program dari divisi sosial masyarakat yang bertujuan untuk membantu mahasiswa, khususnya staff HMPIP dalam rangka mengetahui bagaimana cara mengelola dan penataan dokumen kearsipan. Sambang Desa Vol. 1 ini merupakan kegiatan training of trainer Himpunan Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan yang dilakukan guna menunjang kegiatan himpunan ini sendiri, acara ini dihadiri 40 orang yang dimana dalam acara ini terdapat pemateri dari Staff Kearsipan FISIP Universitas Brawijaya yaitu Adi Surya Pradana S.IP
Acara Sambang Desa Vol. 1 yang diselenggarakan pada Jum’at, 15 April 2022 pada pukul 13.30-15.15 WIB ini diisi dengan beberapa sesi. Acara dibuka oleh MC dengan membaca doa bersama-sama dan dilanjutkan dengan sambutan-sambutan dari ketua pelaksana dan ketua himpunan HMPIP FIA UB 2022. Kemudian, MC melanjutkan dengan menyapa dan memperkenalkan pemateri kepada para peserta. Selanjutnya pada sesi 2 terdapat penyampaian materi oleh kak Adi Surya Pradana S.IP beliau menjelaskan materi mengenai “Kelola Kearsipan Desa Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi”. Dimana arsip adalah sebuah pengelolaan informasi dan dokumen, menjelaskan arsip dinamis terdiri atas arsip vital, arsip aktif, dan arsip inaktif, menjelaskan undang-undang nomer 28 tahun 2021 pasal 41&43 tentang pemeliharaan arsip, menjelaskan cara pengelolaan arsip inaktif berupa pendataan, penataan yang dibagi dua sebagai arsip yang mesti dimusnakan dan arsip yang penting (arsip statis), menjelaskan reconcenter : penataan arsip di suatu instansi dan menjelaskan cara pemindahan arsip yang benar yang dimana proses ini wajib disertai dengan berita acara pemindahan arsip.
Kemudian pada sesi terakhir ada sesi tanya jawab yang dipandu oleh MC, beberapa peserta antusias untuk mengajukan pertanyaan yang pertama dari Muhammad Halim Fauzi, dengan pertanyaan “Untuk materi tadi yang dipaparkan penataan arsip secara profesional (ada lembaga/ dana alokasi), untuk nantinya turun ke desa pasti kondisinya berbeda (belum ada tempat penyimpanan arsip) jadi bagaimana caranya untuk menyesuaikan dengan yang profesional?” kemudian dari pemateri menjawab “Memang semua pihak semua instansi pasti mulai dari awal lagi jadi ketika kita mengikuti teori namun, teori itu akan berbelok sedikit misalnya penyimpanan arsip harus ada rak namun ketika kita turun ke desa Desa itu tidak memiliki anggaran, tidak punya ruangan sesuai prosedur, yang pertama otomatis kita harus berfikir keras kita harus menyimpan arsip sesuai prosedur, yang kedua agar arsip tersebut bisa ditemukan dengan baik, dan agar arsip tersebut terlindungi dari hujan, sobek, rayap, dimakan tikus, bahkan dari bencana alam misal (banjir/kebakaran). Ketika kita berbicara tidak adanya fasilitas otomatis mau tidak mau kita harus menyediakan fasilitas walapun seminimal mungkin otomatis kita minta lemari, karena tidak mungkin arsip tersebut kita tumpuk begitu saja karena menganggu keselamatan dan pelayanannya takhirnya menurunkan citra pelayanan. Jadi solusinya jika kita datang ke suatu desa dan tidak mendapatkan fasilitas apapun diskusikan dengan perangkat desa, tanyakan kita dapat fasilitas apa seminimal mungkin untuk kita membantu proses pengarsipan dan harus menjelaskan”.
Kemudian pertanyaan kedua dari Akmal Parikesit, dengan pertanyaan “Teknologi sudah mulai berkembang pesat begitu juga arsip yang berbentuk Dokumen digital, bagaimana tata cara untuk mendigitalisasi dokumen yang awalnya fisik menjadi digital?” kemudian dari pemateri menjawab “Pelaku kearsip harus tanggap, menurut saya harus dialihmediakan. ada arsip fisik yang memiliki nilai informasi yang tinggi dan bisa dialihmediakan dengan cara di scan, agar arsip bebas dari ancaman dari luar. Bentuk digital sama penyimpanannya tidak perlu di cetak fisik menjadi digital. arsip digital adalah arsip yang disimpan secara digital yang bisa diklasifikasikan menurut subjek nya”.
Kemudian ada pertanyaan ketiga dari Farah Kusuma, dengan pertanyaan “Apakah kearsipan digital memiliki pengaruh (positif / negatif) pemanasan global?” kemudian dari pemateri menjawab “Arsip informasi pengelolaan kearsipan suatu kegiatan melindungi informasi. kalo kita bicara pemanasan global suatu ancaman kelangsungan kehidupan, arsip dan pemanasan global ini suatu hal yang sangat berbeda tapi bisa disatukan. Suatu informasi yang berkaitan dengan pemanasan global bisa diarsipkan dan dikelola. Pemanasan global menjadi suatu dampak yang bisa dijadikan informasi (data nya dan kerugiann ) . Ketika kita membicarakan pemanasan global arsip bisa di jadikan bentuk pencegahan dan pendukungan”. Kemudian acara ditutup dengan sesi dokumentasi dan dilanjutkan sesi penutupan yaitu berdoa bersama. Kita berharap semoga program kerja kali ini dapat membantu mahasiswa, khususnya staff HMPIP dalam rangka mengetahui bagaimana cara mengelola dan penataan dokumen kearsipan.