Tata Kelola Sistem Kearsipan merupakan proses kerja yang ada di dalam suatu organisasi yang bertujuan untuk mengelola semua dokumen yang berkaitan dengan organisasi itu sendiri, maksud dari pengelolaan dokumen ini yaitu untuk memudahkan pengelolaan kembali sebuah informasi yang terdapat pada sebuah dokumen yang digunakan untuk menunjang proses kerja ataupun sebagai bahan rujukan informasi terdahulu. Arsip perlu dikelola menggunakan pengelolaan arsip yang baik dan benar, sehingga apabila ada pihak yang membutuhkan arsip tersebut, akan disajikan dengan cepat dan tepat.

Banyak faktor yang mempengaruhi agar kearsipan mempunyai citra yang positif antara lain yaitu kerapihan penyimpanan, petugas yang terdidik dan terampil, kemudahan untuk menyimpan, menemukan kembali arsip, terjaminnya keamanan arsip dan sebagainya. Tetapi arsip tidak hanya sekedar untuk disimpan saja, arsip juga perlu perawatan supaya keberadaannya tetap baik, khususnya keberadaan arsip dinamis aktif yang terdapat dalam kantor harus diperhatikan karena itu termasuk arsip yang masih sering dipergunakan di dalam dunia perkantor.

Menyadari pentingnya arsip sebagai pusat ingatan dan sumber informasi, pemerintah Indonesia memberlakukan Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, yang menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan yang harus dijaga keutuhan, keamanan dan keselamatannya. Oleh karena itu, Divisi Sosial Masyarakat dari Himpunan Prodi Ilmu Perpustakaan FIA UB mengadakan acara “Desa Berarsip” yang mengusung tema “Tata Kelola Arsip”.

Acara ini berlangsung pada hari Jum’at, 26 Maret 2021. Dihadiri oleh banyak peserta, tidak hanya dari daerah Malang saja, namun banyak juga dari luar kota, seperti dari Bandung, Gorontalo, Semarang dan lainnya. Acara dibuka oleh Yolanda Suciati dari Prodi Ilmu Perpustakaan angkatan 2020  selaku MC pada pukul 13.00 WIB dan di moderatori oleh Adinda Mariska dari Prodi Ilmu Perpustakaan angkatan 2020. Dilanjutkan dengan sambutan oleh Ketua Pelaksana acara Desa Berarsip, Meris Sabrina Agnes. Setelah sambutan oleh Ketua Pelaksana selesai, sambutan selanjutnya oleh Ketua Himpunan Prodi Ilmu Perpustakaan FIA UB, Khoritul Khayat. Dan untuk sambutan yang terakhir oleh Ketua Prodi Ilmu Perpustakaan FIA UB, Dr. Farida Nurani, S.Sos., M.Si.

Acara selanjutnya yaitu pemaparan materi mengenai Tata Kelola Arsip. Materi pertama disampaikan oleh Bapak Wahyu Setiawan, SH., MH. selaku Dosen Prodi Ilmu Perpustakaan FIA UB. Materi yang beliau sampaikan yaitu mengenai “Pengelolaan Arsip Desa”. Beliau menjelaskan mulai dari masalah – masalah yang sering muncul pada pengelolaan dan penyimpanan arsip di desa, seperti Tingkat kesadaran yang rendah tehadap pengelolaan arsip, Kurangnya pengetahuan atau keilmuan mengenai tata kelola arsip, serta penyimpanan arsip dengan ditumpuk begitu saja tanpa dikelompokan. Hal tersebut akan berdampak buruk untuk arsip kedepannya, arsip bisa hilang, rusak, dan sulit untuk dicari. Beliau juga menjelaskan prosedur dalam pengurusan surat, mulai dari penerimaan sampai pendistribusian surat. Selain itu juga, dalam materinya menjelaskan tentang penomoran surat, hingga asas – asas dalam pengurusan surat.

Sebelum penyampaian materi kedua dimulai, ada break sholat Ashar dan mini games tebak nama tokoh Indonesia. Untuk materi yang kedua disampaikan oleh Erdiani Rahmadita dari Prodi Ilmu Perpustakaan FIA UB angkatan 2019. Materi yang disampaikan oleh Diani berfokus pada “Pengelolaan Arsip Masyarakat”. Dalam materinya, dijelaskan tentang nilai atau fungsi arsip, bentuk – bentuk dokumen masyarakat seperti KTP, Kartu Keluarga, SIM dan lainnya. Selain itu, ia juga menyampaikan pentingnya pengarsipan mandiri untuk dapat mempermudah  dalam pencarian arsip ketika kita akan menggunakannya di lain kesempatan.

Setelah penyampaian materi telah usai, acara pun dikembalikan kepada MC dan dilakukan sesi foto untuk keperluan dokumentasi. Acara berjalan lancar dan diakhiri dengan doa bersama. Terima kasih kepada rekan semua yang terlibat dalam Acara Desa Berarsip ini.