Proposal penelitian ini berjudul “Implementasi Pengelolaan Arsip Digital di Depot Arsip Kota Malang”, yang berfokus pada tahap penciptaan dan penyimpanan arsip digital menggunakan platform berbasis website E-Arsip https://srikandi.arsip.go.id/. Penelitian ini bertujuan untuk menganalisis dan mendeskripsikan mekanisme pengelolaan arsip digital di Depot Arsip Kota Malang, lembaga yang baru diresmikan pada tahun 2023 dan bertanggung jawab atas pengelolaan kearsipan daerah di Kota Malang. Dengan pendekatan kualitatif deskriptif, penelitian ini menggunakan observasi, wawancara, dan dokumentasi sebagai teknik pengumpulan data, serta melibatkan beberapa informan utama, termasuk arsiparis Ibu Ika Wahyu Utami dan Bapak Wahyu Hariyanto, SH. M. Si. Selaku Kepala Bidang Pengelola Arsip di Depot Arsip Kota Malang.
Fokus pada penelitian ini adalah pada implementasi dua tahapan utama arsip berupa penciptaan arsip digital, yang meliputi konversi dokumen fisik ke format digital melalui pemindaian dan pengisian metadata, serta penyimpanan arsip digital secara sistematis dalam platform berbasis website E-Arsip https://srikandi.arsip.go.id/ yang memanfaatkan klasifikasi arsip berdasarkan jenis dan kategori tertentu. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa pengelolaan arsip digital di Depot Arsip Kota Malang masih menghadapi beberapa kendala, termasuk masalah teknis pada sistem aplikasi, keterbatasan sumber daya manusia yang terlatih, dan ketergantungan pada infrastruktur jaringan internet yang stabil. Kendala tersebut diatasi melalui koordinasi dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), pelatihan SDM secara berkelanjutan, dan pengembangan sistem teknologi yang lebih responsif. Arsip yang telah diolah mencapai jumlah sekitar 5.000-6.000 dokumen, mencakup arsip statis dan dinamis, dengan pembatasan akses untuk menjaga keamanan data. Pada praktik pengelolaan arsip digital menggunakan website E-Arsip merujuk pada proses penyimpanan, pengaturan, dan pemeliharaan dokumen serta informasi dalam format digital melalui platform berbasis web yang dirancang khusus untuk keperluan tersebut. Dengan menggunakan website E-Arsip, organisasi dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen, mengurangi penggunaan kertas, dan memastikan bahwa informasi penting selalu tersedia dan terlindungi.
Proposal penelitian ini tidak hanya memberikan wawasan tentang langkah-langkah pengelolaan arsip digital, tetapi juga menyajikan rekomendasi strategis untuk meningkatkan efisiensi sistem pengelolaan arsip digital di Depot Arsip Kota Malang, seperti pembaruan aplikasi, peningkatan pelatihan SDM, dan penguatan infrastruktur teknologi. Penelitian ini diharapkan menjadi referensi bagi pengembangan pengelolaan arsip digital di institusi lain, serta mendukung upaya modernisasi sistem kearsipan di Indonesia. Adapun berikut ini hasil proposal penelitian secara lengkap dapat dibaca di bawah link berikut:
PROPOSAL PENELITIAN IMPLEMENTASI PENGELOLAAN ARSIP DIGITAL DI DEPOT ARSIP KOTA MALANG