Lebih Dekat dengan Arsip Bersama SENTRA 2026 di Unit Kearsipan 1 Universitas Brawijaya
Gambar 1. Foto bersama tenaga kependidikan Unit Kearsipan 1 Universitas Brawijaya dalam rangka kegiatan SENTRA 2026
Kegiatan SENTRA 2026 yang diselenggarakan pada 28 April – 4 Mei 2026 di Unit Kearsipan 1 Universitas Brawijaya telah berlangsung dengan lancar dan penuh antusiasme. Kegiatan ini merupakan bagian dari upaya untuk meningkatkan pemahaman mahasiswa mengenai pengelolaan arsip serta peran strategisnya dalam mendukung keberlangsungan informasi di suatu organisasi. SENTRA tahun ini mengusung tema tentang “Archival Revitalization: The Pillar of Collection Memory”. Kegiatan ini menjadi salah satu bentuk pembelajaran langsung yang menghubungkan teori kearsipan dengan praktik di lapangan. Dalam kegiatan ini melibatkan para volunteer dari mahasiswa program studi Ilmu Perpustakaan sebagai peserta aktif. Kegiatan ini tidak hanya berfokus pada pemahaman konsep, tetapi juga eksplorasi nyata terhadap arsip sebagai sumber informasi yang memiliki nilai historis dan administratif.
Rangkaian kegiatan kunjungan ini dibagi menjadi dua sesi utama. Pada kunjungan pertama, kegiatan difokuskan pada pengenalan dasar mengenai dunia kearsipan. Peserta diberikan pemahaman mengenai apa itu arsip, fungsi arsip, serta peran pentingnya dalam menjaga keberlangsungan informasi dalam suatu institusi. Selain itu, peserta juga mendapatkan penjelasan mendalam mengenai Unit Kearsipan 1 Universitas Brawijaya, mulai dari struktur, tugas, hingga tanggung jawabnya dalam mengelola arsip di lingkungan Universitas Brawijaya. Penjelasan ini memberikan gambaran bagaimana sebuah unit kearsipan bekerja secara sistematis dalam menjaga dan mengelola dokumen penting. Kegiatan pada hari pertama juga dilengkapi dengan sesi wawancara yang dilakukan oleh para volunteer kepada pihak Unit Kearsipan. Sesi ini menjadi ruang interaktif bagi peserta untuk menggali informasi lebih dalam, baik terkait proses kerja, tantangan, maupun pengalaman praktis dalam pengelolaan arsip.
Gambar 2. Penjelasan mengenai kearsipan oleh Unit Kearsipan 1 Universitas Brawijaya pada kegiatan SENTRA 2026
Pada kunjungan kedua, kegiatan dilanjutkan dengan sesi observasi langsung di lingkungan Unit Kearsipan 1 Universitas Brawijaya. Peserta diajak untuk berkeliling area unit kearsipan guna melihat secara langsung berbagai jenis arsip yang dimiliki oleh Universitas Brawijaya. Dalam sesi ini, peserta diperlihatkan berbagai arsip bersejarah, mulai dari surat pertama yang pernah dikeluarkan oleh Universitas Brawijaya hingga dokumen penting seperti denah rancangan bangunan fakultas. Hal ini memberikan perspektif baru bahwa arsip tidak hanya berupa dokumen administratif biasa, tetapi juga menyimpan nilai sejarah dan perkembangan institusi.
Selain itu, peserta juga mendapatkan penjelasan mengenai sistem penyimpanan arsip yang diterapkan, termasuk bagaimana arsip diklasifikasikan, disimpan, dan dirawat agar tetap terjaga keasliannya. Penjelasan ini membantu peserta memahami pentingnya manajemen arsip yang baik dalam menjaga keberlanjutan informasi. Kegiatan pada hari kedua juga ditutup dengan sesi wawancara lanjutan oleh para volunteer, yang berfokus pada pendalaman materi serta refleksi terhadap pengalaman observasi yang telah dilakukan.
Melalui kegiatan ini, para peserta mendapatkan beragam pemahaman baru yang berkaitan dengan bidang kearsipan. Peserta tidak hanya memahami konsep dasar, tetapi juga dapat melihat langsung bagaimana pengelolaan arsip dilakukan dengan cara yang profesional. Di samping itu, kegiatan ini juga menjelaskan betapa pentingnya arsip sebagai sumber informasi yang memiliki nilai pemanfaatan jangka panjang, baik untuk kepentingan administrasi, hukum, maupun sejarah. Pengalaman ini memberikan modal penting bagi mahasiswa untuk memasuki dunia kerja, terutama bagi mereka yang terlibat dalam bidang informasi dan dokumentasi. Keterlibatan langsung dengan profesional juga memberikan keunggulan tersendiri. Peserta bisa mengerti kesulitan yang dihadapi dalam penyimpanan arsip dan taktik yang diterapkan untuk mengatasinya.
Gambar 3. Penyerahan sertifikat dan plakat kepada pihak Unit Kearsipan Universitas Brawijaya
Kesuksesan acara ini tidak lepas dari bantuan berbagai pihak, terutama para volunteer yang telah berpartisipasi dalam persiapan sampai pelaksanaan acara. Komitmen dan kolaborasi yang solid merupakan faktor penting untuk kelancaran acara ini. Ucapan terima kasih juga ditujukan kepada pihak Unit Kearsipan 1 Universitas Brawijaya yang telah menerima kunjungan ini dan berbagi pengetahuan serta pengalaman yang sangat bermanfaat.
Semoga kegiatan semacam ini dapat terus diadakan di masa mendatang sebagai media pembelajaran yang efektif dan aplikatif. Kegiatan ini diharapkan dapat meningkatkan hubungan dan kolaborasi antara lembaga pendidikan dan institusi kearsipan. Secara keseluruhanm kegiatan kunjungan arsip ini memberikan pengalaman berharga bagi semua peserta. Tidak hanya meningkatkan pemahaman, tetapi juga memperluas perspektif tentang pentingnya pengelolaan arsip dalam mendukung kelangsungan informasi. Sampai bertemu di kegiatan SENTRA selanjutnya, dan terima kasih kepada semua yang telah berkontribusi dalam proses pembelajaran ini.
