Get Ready with SekBen
“Optimalisasi Keterampilan untuk Meningkatkan Efisiensi Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan HMPIP 2024”
Sebagai bagian vital dari sebuah organisasi, peran Sekretaris dan Bendahara merupakan tulang punggung dalam mengelola administrasi kesekretariatan dan keuangan. Menghadapi tugas yang kompleks, seorang Sekretaris dan Bendahara perlu memahami alur dan ketentuan dalam mengelola persuratan. Get Ready with SekBen merupakan salah satu program dari Himpunan Mahasiswa Prodi Ilmu Perpustakaan (HMPIP) FIA UB oleh divisi Keuangan yang diadakan setiap satu tahun kepengurusan. Get Ready with SekBen bertujuan untuk mengarahkan Sekretaris dan Bendahara pelaksana dari setiap program kerja dan program agenda dalam memahami alur pembuatan proposal, laporan pertanggungjawaban (LPJ), serta surat menyurat.
Get Ready with SekBen 2024 terselenggara dengan sukses pada Sabtu, 9 Maret 2024 secara offline bertempat di Ruang Kelas Gedung E lantai 4 Fakultas Ilmu Administrasi Universitas Brawijaya. Kegiatan ini mengusung tema “Optimalisasi Keterampilan untuk Meningkatkan Efisiensi Administrasi Kesekretariatan dan Keuangan HMPIP 2024”. Alasan dari pengambilan tema tersebut karena dengan mengoptimalkan keterampilan dapat meningkatkan produktivitas dan akurasi dalam menjalankan tugas-tugas administrasi. Kegiatan ini dimulai pada pukul 09.00 WIB hingga pukul 12.00 WIB. Acara dimulai dengan open gate peserta pada pukul 09.00 WIB hingga pukul 09.30 WIB. Acara dibuka oleh saudari Fyola selaku MC pada kegiatan Get Ready with SekBen. Dilanjutkan dengan sambutan oleh Deva Satria selaku ketua Himpunan Prodi Ilmu Perpustakaan dan Vania Anandra selaku Ketua Pelaksana kegiatan Get Ready with SekBen.
Acara selanjutnya yakni pemaparan materi. Pemaparan materi pertama oleh Gadis selaku Sekretaris Umum menjelaskan mengenai alur pembuatan proposal, surat menyurat, dan lain-lain. Pemaparan selanjutnya oleh Fitria selaku Bendahara Umum menjelaskan mengenai alur pembuatan Rencana Anggaran Biaya (RAB), laporan pertanggungjawaban (LPJ), dan lain-lain. Setelah pemaparan materi, dilanjutkan dengan kegiatan diskusi untuk membahas alur dan ketentuan pengajuan proposal, pengajuan laporan pertanggungjawaban (LPJ), surat menyurat, serta alur dan ketentuan dalam membayar pajak dengan penanggung jawab (PJ) dari divisi kestari dan keuangan tiap departemen. Acara ditutup dengan dokumentasi bersama dan diakhiri acara oleh MC.
Dengan diadakannya kegiatan Get Ready with SekBen 2024 ini diharapkan sekretaris dan bendahara pelaksana dari program-program Himpunan Prodi Ilmu Perpustakaan dapat memahami alur ketentuan dalam mengelola proposal, LPJ, dan surat menyurat. Semoga dengan diadakannya kegiatan ini menjadikan wadah bagi para peserta untuk memiliki dan menambah pengalaman, serta dapat turut berkontribusi besar terhadap kesuksesan organisasi secara keseluruhan.