Berbagai kalangan telah menyadari pentingnya peran kearsipan dalam pembentukan tata tertib admnistrasi. Namun pemahaman tentang pentingnya arsip belum sampai pada tatanan sosial masyarakat, yakni dalam lapisan paling dasar dalam keluarga. Keluraga merupakan faktor utama yang mendorong semua nilai dalam masyarakat. Untuk sampai pada jenjang yang lebih tinggi, perlu dikembangkan kesadaran kearsipan terlebih dulu di lingkungan keluarga.
Dari sekian banyak jenis dokumen kependudukan, di dalamnya terdapat satu jenis dokumen yang bernama dokumen atau arsip keluarga. Arsip keluarga sendiri terdiri dari ijazah pendidikan, surat nikah, akta kelahiran, BPKB, surat asuransi, surat tanah, sertifikat/piagam, surat perpajakan, buku tabungan bank, struk belanja, foto keluarga, paspor dan lain – lain. Pentingnya menjaga sebuah dokumen terutama dokumen kependudukan bisa dilihat dari fungsinya. Salah satu fungsinya ialah dokumen sebagai bukti pendukung kependudukan yang sah ketika kita ingin melakukan sesuatu. Contohnya ketika kita ingin mendaftar untuk bersekolah, membuat rekening, membuat KTP, menerima bantuan sosial dari pemerintah dan masih banyak lagi. Jika kita lihat di beberapa stasiun televisi, koran ataupun berita di internet terkait bencana banjir yang melanda beberapa wilayah provinsi di Indonesia, ternyata masih banyak sekali masyarakat yang belum sadar akan pentingnya arsip atau dokumen keluarga ini. Hal ini bisa dilihat terkait isi berita yang dibicarakan yaitu arsip atau dokumen keluarga ini tidak terselamatkan bahkan hanyut oleh derasnya banjir.
Selain dilihat dari fungsinya, sebuah dokumen terutama dokumen kependudukan merupakan hal yang penting untuk di jaga dikarenakan jika sebuah dokumen itu rusak baik dari segi fisik maupun nilai dokumen tersebut yang biasanya disebabkan oleh beberapa faktor salah satunya bencana alam, maka akan sulit mengurusnya. Untuk menghindari adanya kerusakan dokumen berikut adalah cara perawatan dan pemeliharaan dokumen:
- Simpan dokumen ke dalam folder atau map, bisa menggunakan map yang berbahan plastik dan ada sekatnya sehingga dokumen satu dengan yang lain tidak menempel.
- Susunlah arsip berdasarkan klasifikasinya, misal arsip pribadi mencakup KTP, SIM dll. Lalu ada arsip perdataan mencakup akta kelahiran, surat nikah, surat tanah. Dan masih banyak lagi jenis klasifikasi dokumen atau arsip lainnya. Hal ini dilakukan untuk memudahkan temu kembali dokumen atau arsip.
- Letakkan dokumen di tempat yang tinggi.
- Jauhkan tempat arsip atau dokumen dari cahaya matahari.
- Buatlah backup atau cadangan arsip dengan cara menggandakan dokumen, bisa melalui scanner dan simpan di hard disk atau flash disk.
- Untuk menghindari dokumen dari kotoran/debu, lakukan pembersihan berkala.
- Jangan melaminating press dokumen karena akan berpengaruh terhadap informasi dari dokumen tersebut. Sebaiknya jika ingin melaminating, pilih lah yang non press.
Jika dokumen atau arsip kalian sudah terlanjur terkena banjir, hal yang perlu kalian lakukan adalah:
- Evakuasi terlebih dahulu dokumen ke tempat yang kering dan aman.
- Bersihkan dokumen dari kotoran menggunakan air bersih atau air hangat.
- Semprotkan arsip dengan cairan alkohol agar terhindar dari jamur dan bakteri.
- Pisahkan dokumen lembar per lembar.
- Keringkan dokumen menggunakan kipas angin. Hindari melakukan kontak langsung dokumen dengan matahari.
- Jika dokumen terlihat rusak parah dan tidak bisa diatasi dengan cara – cara diatas, kalian bisa datang ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) atau datang ke dinas kearsipan setempat.
Dalam menangani kasus banjir ini terutama dalam menangani kerusakan dokumen, pemerintah memiliki langkah dengan membuat kayanan restorasi terdampak bencana dan layanan restorasi arsip keluarga (LARASKA). Berikut adalah prosedur layanan restorasi yang ditawarkan:
- Membawa maks 10 dokumen
- Membawa KTP & hasil rapid antigen (mengingat kita sedang berada pada pandemi COVID 19)
- Isi formulir dari LARASKA/ANRI.
- Tunggu verifikasi data dari petugas. Dan jika sudah, petugas akan memberi formulir bukti pengembalian arsip.
- Lalu kalian bisa menunggu hasil restorasi arsip tersebut.
- Untuk melihat progress restorasinya, kalian bisa mengunjugi situs http://bit.ly/cek_progress_laraska
- jika sudah selesai, kalian bisa ambil hasil restorasi arsip dengan membawa formulir pengembalian arsip.